Die Firma MK Marketing e.K. aus Dortmund eröffnet eine Niederlassung in Dortmund Dorstfeld. Das ein Firmenumzug mit einer Menge Aufwand verbunden ist, sollte eigentlich klar sein. Wie hoch der Aufwand dann letztlich in der Realität wirklich ist, möchten wir Ihnen in Kürze mit diesem Blogbeitrag erläutern. 

Der Umzug ist ein in der Regel eher unbeliebtes Thema, welches uns allen jedoch aus der Praxis bekannt sein sollte. Jeder Mensch durchlebt in seinem Leben einen oder mehrere Umzüge, ist dies nicht der Fall, hat ein guter Freund bestimmt einmal um die Hilfe bei einem Umzug gebeten.

Die neue Wohnung ist gemietet, die alte gekündigt und nun müssen alle Sachen zusammen gepackt und in die neue Immobilie transportiert werden. Der Behördengang steht an, denn die Adressänderung muss gemeldet werden. 

Die Planungsphase

All dies ist bei dem Firmenumzug genauso, nur leider viel komplexer und umfangreicher. Es ist festzuhalten, dass der Umzug für einen Betrieb desto größer er ist, auch desto umfangreicher und anspruchsvoller wird. 

Der Umzug erfordert eine lang im Voraus gut durchdachte strategische Planung. Es sollte ein zeitlicher Rahmen für den Umzug gesetzt werden. Sämtliche Transportwege der Dokumente sowie Arbeitsmittel müssen geplant und organisiert werden. 

Kann ich mir einen Hänger oder Bulli mieten und alle Sachen selber in die neue Immobilie transportieren oder bin ich auf eine Spedition angewiesen?

Muss ich Halteverbotszonen für den Umzug bei der Stadt beantragen?

Kann ich alle meine Betriebsmittel selber abmontieren und wieder aufbauen?

Sind beispielsweise meine Maschinen auf dem Transport versichert?

Was benötige ich für ein Verpackungsmaterial?

Darf ich meine Betriebsmittel einfach so auf öffentlichen Straßen transportieren?

Reichen die Transportkapazitäten, um die alte Immobilie fristgerecht zu verlassen?

Muss die neue Immobilie renoviert werden?

Benötige ich dafür Handwerker? Wenn ja, bei welchen potentiellen Unternehmen fordere ich unverbindliche Angebote an?

Sind alle benötigten Renovierungsmaterialien lieferbar?

Mit welchem Budget kalkuliere ich für den Umzug inklusive der eigentlich immer anfallenden Renovierungskosten?

All dies sind beispielhafte Fragen, die Sie noch lange vor dem eigentlichen Umzug zu klären haben. Wichtig ist auch, dass die interne als auch die externe Kommunikation gewahrt wird. Dies bedeutet in der Praxis, dass Sie sämtliche Firmenangehörige über den Umzug informieren müssen. Diesbezüglich ist zu raten, dass Sie den Mitarbeitern deutlich machen, welchen Mehrwert der Umzug mit sich bringt, denn wird es für einige Mitarbeiter nun der Fall sein, dass der Weg zur Arbeit etwas länger oder aber auch teurer wird. Kalkulieren Sie diesbezüglich auch stets mit möglichen Kündigungen seitens Ihrer Mitarbeiter. Sollte der Arbeitsweg aufgrund Ihrer Standortänderung für einen Mitarbeiter nicht mehr zu bewerkstelligen sein, müssen Sie eine solche Kündigung im Regelfall hinnehmen. 

Wir würden Ihnen raten, eine offene und ehrliche Kommunikation zu führen und den Meinungen der Belegschaft gehör zu schenken, denn so erfahren Sie am besten, mit welchem neuen Betriebsklima Sie rechnen können und ob ein Mitarbeiter nun plant, das Unternehmen aufgrund der Standortänderung zu verlassen. 

Der Umzug rückt näher

Wenn Sie die grundlegenden organisatorischen Sachverhalte geklärt haben und sämtlichen Problemen, welche bei eben dieser entstehen werden, entgegen treten können, müssen Sie auch die Kundschaft sowie Ihre Subunternehmer über den Umzug informieren. Es empfiehlt sich, ein Rundschreiben aufzusetzen und dieses an alle zukommen zu lassen. Wir haben darüber hinaus auf unserer Webseite über unseren baldigen Umzug informiert. Des Weiteren haben wir das gesamte Team via Discord stets auf dem laufenden über sämtliche Fortschritte gehalten. 

Leider ist es damit noch nicht getan. Im Zuge Ihrer Unternehmensumsiedlung müssen Sie die Behörden und Ämter informieren. Falls Sie beispielsweise als Arzt tätig sind, sind darüber hinaus auch Verbände und Kammern über Ihre Adressänderung in Kenntnis zu setzten. Auch müssen alle Dienstleister informiert werden. Dazu zählen z.B. die Banken, Energieversorger, Internetbetreiber, Reinigungsfirmen etc. aber auch das Finanz- oder Gewerbeamt. 

Ist all dies abgeschlossen, müssen sämtliche Signaturen aller Mitarbeiter an die neue Geschäftsadresse angepasst werden. Sie müssen falls vorhanden Ihren Handelsregister Eintrag ändern lassen, Ihre Adresse in sämtlichen Offline- und Online Verzeichnissen aktualisieren, Ihre Webseite überprüfen und dementsprechend anpassen sowie alte Verträge kündigen. Dies sind noch lange nicht alle Parteien, die Sie über Ihren Umzug informieren müssen. Je nach Branche und Unternehmen ist dies auch nicht vollständig zu vereinheitlichen. Dennoch finden sich die wichtigsten oben aufgeführt.

Wenn Sie die alten Verträge gekündigt haben, müssen Sie sich sofort um neue kümmern, denn auch in Ihrer neuen Immobilie sollte es nicht an Wasser oder Strom mangeln. Aus diesem Grund müssen Sie sich wieder um das Internet, Telefon, Strom, Wasser, Gas und vieles mehr bemühen.

Auch ist es extrem wichtig, das neue Werbematerial anzupassen. In der Regel nutzen Sie weiterhin Ihr altes Design und verändern lediglich Ihre Adresse. Dennoch müssen Sie bedenken, dass neues Geschäftspapier oder neue Visitenkarten auch erst einmal produziert und zu Ihnen geliefert werden müssen. Bedenken Sie hierbei auch je nachdem, in welchem Zeitraum Sie eben dieses bestellen, an welche Adresse Sie Ihre Werbemittel liefern lassen.

Auch müssen Sie die Gestaltung der neuen Immobilie planen und eben diese Werbemittel drucken lassen, denn Sie möchten bestimmt auch in Ihrem neuen Umfeld preisgeben, dass sich Ihr Unternehmen hier niedergelassen hat und eben dieses bewerben.

Der Umzug

Nun geht es auch praktisch an die sich im Unternehmen befindenden Bestände. Gerade bei einem Umzug empfiehlt es sich, eine Inventur zu machen. Ich rate Ihnen, alles was Sie nicht mehr benötigen, sofort auszusortieren und zu entsorgen. Achten Sie lediglich bei aufbewahrungspflichtigen Dokumenten darauf, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist und Sie diese Dokumente wirklich nicht mehr benötigen. 

Schon bei dem Verpacken ihrer alten Materialien ist die Planung erneut das A und O. Welche Räume müssen in der neuen Immobilie zu erst eingerichtet werden? Haben wir alle nötigen Ausstattungsgegenstände für den Einzug oder fehlt noch der Schreibtisch von Herrn Mustermann?

Es empfiehlt sich immer, Ihr persönliches Inventar zu beschriften. Dies machen Sie am besten mit Kreppband, welches Sie auf die jeweiligen Gegenstände kleben, sodass später keine Verwirrung entstehen kann.

Achten Sie auf gesetzlich vorgeschriebene Arbeits- und Ruhezeiten, sodass sich die in der neuen Immobilie ansässigen Nachbarn nicht schon zu Beginn beschweren oder gar die Ordnungshüter rufen.  

Fazit:

Ein Umzugsprozess ist niemals zu generalisieren. Je nach Branche und Größe des Unternehmens müssen andere Faktoren bedacht werden. Fakt ist, dass ein Umzug immer mit einem enorm hohen Aufwand verbunden ist und bestens durchdacht werden sollte, sodass letztlich nicht noch mehr Komplikationen auftreten, als ohnehin schon auftreten werden. Unser Ziel ist es, Sie über die vielen Anforderungen an ein Unternehmen, welches den Standort wechselt, aufzuklären und deutlich zu machen, das der Umzug nicht „mal eben“ durchgeführt werden kann. 

Wenn auch Sie umziehen, helfen wir ihnen gerne bei der Planung und Koordination Ihrer Umzugscheckliste und teilen Ihnen gerne mit, worauf Sie achten sollten.

Melden Sie sich diesbezüglich einfach per Mail unter [email protected] oder per Telefon unter 0231 / 33 480 471 für ein unverbindliches Beratungsgespräch.