In unserem heutigen kurzen Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige kostenlose Programme darlegen, welche Sie nutzen können, um im Homeoffice produktiv mit Ihrem Team zusammen arbeiten zu können. 

Durch die Corona Pandemie hat sich gezeigt, dass das Homeoffice auch in der Zukunft weiterhin von enormer Bedeutung bleiben wird. Viele Arbeitnehmer begrüßen die Möglichkeit, den ein oder anderen Tag von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Das im morgendlichen Stau stehen bleibt so aus, sodass neben der Umwelt ebenfalls die Nerven geschont werden.

Auch wir haben uns im Rahmen der Corona-Pandemie zeitweise in das Homeoffice begeben, hatten jedoch den Vorteil, dass wir bereits Programme nutzen, durch welche wir effektiv innerhalb des Teams kommunizieren und ebenfalls Projekte realisieren können.

Folgend möchte ich Ihnen diese drei Programme erläutern.

Discord ( kostenfrei )

Vielen Computerspielern ist dieser Onlinedienst sofort ein Begriff. Seit dem Jahre 2015 erobert Discord die Herzen der Computer Nutzer. Damals wurde der Onlinedienst entwickelt, um während des Spielens von Computerspielen mit anderen Discord Usern parallel kommunizieren zu können, mittlerweile wird der Onlinedienst jedoch auch in vielen weiteren Bereichen genutzt, denn es ist möglich, zu chatten und Sprach- als auch Videokonferenzen zu halten. 

Im Rahmen unserer Tätigkeit nutzen wir Discord hauptsächlich, um mit unserem Team des größten Internetchats Deutschlands zu kommunizieren.

Derzeit betreibt die Firma MK Marketing e.K. zehn Channel innerhalb dieses Internetchats mit einem Team von über 100 ehrenamtlichen Channelmoderatoren.

Für uns ist eine reibungslose Kommunikation von enormer Importanz. Discord eignet sich hervorragend, um diese zu gewährleisten. Natürlich ist es möglich, private Gespräche innerhalb des Onlinedienstes zu führen. Es besteht die Option, Freundschaftsanfragen zu versenden und seinen Status festzulegen und zu ändern. 

Das wichtigste ist jedoch die Gruppenchat Funktion. Wir haben drei Überkategorien mit sich darin befindenden Chaträumen erstellt. So gibt es zum ersten die Kategorie „Allgemein“. In dieser gibt es einzelne Gruppenchat Räume wie beispielsweise news, smalltalk, Grundwerte etc. Im Bereich news werden lediglich enorm wichtige Sachverhalte oder Änderungen durch das Office Team von MK Marketing verkündet. Es besteht stets die Möglichkeit, einzelne oder alle Gruppenmitglieder zu einem Beitrag zu verlinken, sodass gewährleistet werden kann, dass jeder die neue Mitteilung liest. Im Bereich smalltalk führen die Moderatoren und das Team normale Gespräche, abseits der Channel und tauschen sich mit Freude aus. Im Raum Grundwerte finden sich all unsere Grundwerte, sodass jeder zu jeder Zeit in der Lage ist, sich diese zu Rate zu ziehen.

Auch haben wir eine Kategorie für internes, welche ebenfalls in verschiedene Gruppenräume geteilt ist. So findet sich ein Raum allein für das Office Team von MK Marketing. Dort bietet sich die Möglichkeit für die Mitarbeiter, Fragen von jedem Ort aus zu stellen, wenn man nicht gemeinsam im Büro sitzt. Der Vorteil ist, dass eine Antwort stets zeitnah zu erwarten ist und jedes Teammitglied über Frage und Antwort oder aber auch Diskussionen im Bilde ist und sich den Sachverhalt auch jedes mal erneut ansehen und verinnerlichen kann. Des Weiteren haben wir Räume für das Office Team und die Teamleiter der Channel eingerichtet. 

Jeder Channel verfügt über eine(n) Teamleiter(in). Es ist wichtig, dass diese im stetigen Austausch mit dem Office Team stehen. Neben schriftlichen Räumen haben wir hier auch einen Sprachchannel eingerichtet, welcher einmal im Monat zum Einsatz kommt, wenn das monatliche Meeting ansteht. 

Als letzte Kategorie wird die Kategorie „Channel“ angeführt. Dort befindet sich zu jedem unser Channel der dazugehörige Chatraum für das Team des jeweiligen Channels. Somit verfügt das Team über die Möglichkeit, sich stets untereinander auszutauschen und Ideen und Informationen zu teilen.

Zoom ( teilweise kostenfrei )

Auch Zoom dürfte so gut wie jedem von ihnen ein Begriff sein. Durch die Corona-Krise konnte das US-amerikanische Unternehmen, welches die Software für Videokonferenzen anbietet, einen extremen Anstieg der Nutzerzahlen vermerken. Laut Wikipedia stiegen die Nutzerzahlen von 10 Millionen im Dezember 2019 auf über 200 Millionen monatliche Nutzer im März 2020. 

Dies ist darauf zurückzuführen, dass nicht nur Unternehmen, sondern auch Schulen, Hochschulen und Universitäten für das Online-Unterricht Format auf Zoom zurückgegriffen haben.

Der Vorteil ist, dass die Software enorm einfach zu bedienen ist und sämtliche Optionen für ein gelungenes Meeting anbietet. So bietet Zoom ( wie viele andere Anbieter z.B. Discord auch ) an, den Bildschirm freizugeben, sodass alle Anwesenden die Maus auf dem Desktop eines Teilnehmers verfolgen und Inhalte sehen können. Zoom bietet den Vorteil, dass enorm große Meetings mit vielen Teilnehmern, aber auch Zuschauern stattfinden können. Darüber hinaus hat beispielsweise ein Lehrer oder Professor die Möglichkeit, die Teilnehmer in Gruppen und darauf in sogenannte break-out sessions einzuteilen, sodass auch virtuelle Gruppenarbeiten möglich sind. Dem Lehrbeauftragten steht jederzeit frei, jeder break-out Session beizutreten und jede session aufzulösen. Je nach Vorhaben in Form der Größe der Teilnehmerzahl der Meetings oder der Länge eben dieser, wird Zoom kostenpflichtig. So ist die Software kostenlos, wenn ein Meeting zwischen zwei Personen stattfindet. Auch ist sie kostenlos, wenn eine Gruppenkonferenz mit bis zu 100 Teilnehmern stattfindet, klingt doch erstmal toll, oder? Der Hacken an dieser Sache ist, dass diese Meetings eine zeitliche Begrenzung von 40 Minuten haben. Folglich benötigt man die kostenpflichtige Version von Zoom, wenn man zeitlich unbegrenzte Meetings mit mehr als zwei Personen führen möchte.

Trello ( kostenfrei im alltäglichen Gebrauch )

Trello wird nicht zur Kommunikation sondern zur Verwaltung genutzt. Der Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst bietet die Möglichkeit, Boards zu erstellen, welche von ausgewählten Mitgliedern bearbeitet werden können. So kann für jedes individuelle Projekt ein eigenes Board angelegt werden, welches von allen befugten Teamkollegen bearbeitet werden kann. Um so schöner ist es, dass die Boards mit Checklisten, Anhängen, Terminen und einer Menge mehr Möglichkeiten ausgestattet werden können. So hat das gesamte Team stets den Überblick, auf welchem Bearbeitungsstand sich das Projekt befindet. Auch kann man durch farbige Labels beispielsweise Bearbeitungsbereiche zu Namen zuordnen, sodass jeder weiß, was er zutun hat. Wir nutzen Trello in enormen Umfängen und können es jedem ambitionierten Unternehmen im Organisationsbereich wärmstens empfehlen. Das beste ist, dass Trello vollkommen ohne jegliche Kosten heruntergeladen und genutzt werden kann. Selbstverständlich gibt es auch hierbei kostenpflichtige Zusatzmoduls.

Es ist zusagen, dass erfolgreiches Arbeiten von zu Hause definitiv möglich ist. Durch die oben aufgeführten Programme ist es durch moderne Technik möglich, ohne persönlichen realen Kontakt, Projekte qualitativ hochwertig und mit einem Mehrwert für den Kunden zu bearbeiten und abzuschließen. Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Programme, wie zum Beispiel Microsoft Teams, welche sich ebenfalls ausgezeichnet eignen, um den digitalen Kontakt in Form der Teamkommunikation- und Organisation zu gewährleisten. 

Wir empfehlen dennoch, sich mit den verschiedenen Programmen vertraut zu machen und die beste Software für das jeweilige individuelle Vorhaben ausfindig zu machen. Denken Sie nur daran: eine gelungene Software muss nicht immer etwas kosten. Die oben aufgeführten Programme sind für standardisierte Geschäftsvorhaben bestens geeignet und bietet eine Menge Möglichkeiten, welche wir definitiv als ausreichend betrachten.