In unserem heutigen Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit Werbebriefen sowie einem für gewerblich tätige Unternehmen äußerst lukrativen Versandweg, der Dialogpost.

Was ist ein Werbebrief?

Ein Werbebrief ist laut dem DWDS, ein durch Bund und Länder gefördertes Akademienprogramm der Union der Deutschen Akademien der Wissenschaften, eine kleine Druckschrift, mit der für den Kauf eines Produkts oder die Unterstützung einer Sache geworben wird. 

Werbebriefe werden sehr häufig als Instrument des direkten Marketing, dem Dialog-Marketing, eingesetzt und verfolgen die Ambition, dem jeweiligen Empfänger des Briefes von beispielsweise einem Produkt- oder einer Dienstleistung aber auch einem Unternehmen an sich zu überzeugen. In der Branche wird der Werbebrief umgangssprachlich auch oft als das schriftliche Verkaufsgespräch bezeichnet.

Diese Form der Kundenansprache kann per E-Mail, Fax oder eben auch per Post versandt werden. 

Wir raten unseren Kunden, ihre Werbebriefe stets per Post versenden zu lassen und auf eine persönliche Ansprache des potentiellen Kunden zu setzten. Die hat den Vorteil, dass sicher gestellt werden kann, dass sich der jeweilige Empfänger mit dem Anschreiben auseinandersetzt. 

Jeder von Ihnen wird es kennen, es gibt Tage, an denen Sie eine E-Mail erhalten, deren Betreff der Titelzeile eines Zeitungsartikel ähnelt, nur, dass eben dieser ein Unternehmen, ein Produkt oder aber auch eine Dienstleistung behandelt. Die Praxis zeigt, dass sich viele Menschen mit eben solchen Mails erst gar nicht auseinander setzten. Dies ist über den von uns bevorzugten Postweg per Dialogpost nicht der Fall. 

Was ist Dialogpost?

Die Dialogpost wurde von der Deutschen Post AG ins Leben gerufen und darf seit dem 1. Januar 2020 nur noch zu gewerblichen Zwecken genutzt werden. Außerdem ist zu beachten, dass bei dieser Versandform der Inhalt der Sendung stets von gleichem Inhalt zeugen muss. Abweichungen sind lediglich hinsichtlich der persönlichen Daten wie z.B. Anrede oder Adressierung erlaubt. 

Dies stellt in unserem Falle jedoch keinerlei etwaige Schwierigkeiten dar, da wir die Dialogpost nutzen, um Werbebriefe zu versenden. Diese sind zum einen inhaltlich stets identisch und und zum anderen in jedem Falle gewerblich. 

Durch Dialogpost und einen gut gestalteten Werbebrief, schaffen Sie es, die Emotionen Ihrer Kunden zu wecken und diese zum Kauf zu animieren. Des Weiteren dient diese kostengünstige Versandmöglichkeit der aktiven Kundenbindung Ihrer Bestandskunden. 

Neben Werbebriefen können natürlich auch weitere Werbemittel wie zum Beispiel innovative Postkarten oder Kataloge versandt werden.

Vor- und Nachteile von Dialogpost

Zu Beginn möchte ich Ihnen die Vorteile der Dialogpost darlegen.

Vorteile:

• Ein großer Vorteil liegt darin, dass Sie all Ihre Kunden ohne etwaige Schwierigkeiten erreichen können. Diesbezüglich haben Sie die Sicherheit, dass der Empfänger das Anschreiben zur Kenntnis nimmt. Dies wäre im Falle von Mailings nicht der Fall, da dort die Gefahr droht, dass der Werbebrief im sogenannten Spam-Ordner landet. 

• Des Weiteren bleibt die Dialogpost bedingt durch die haptische Wahrnehmung länger im Gedächtnis des Empfängers. Das liegt daran, dass das Unternehmen seine Dialogpost individuell und optisch auffällig gestalten kann. 

• Der Preis: Wenn ein Werbebrief via Dialogpost versendet wird, spart das Unternehmen, welches die Sendung in Auftrag gibt, bares Geld. Die Preise liegen wie auf der Internetseite der Deutschen Post AG ersichtlich, deutlich unter den Preisen des normalen Versands. So gibt es drei Formate, welche per Dialogpost versendet werden können. Zum ersten ist es die Karte, zum zweiten das Standard Versandformat und zum dritten das große Versandformat. Wir beziehen uns in diesem Blogbeitrag lediglich auf das Versandformat Standard. 

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• Ab 5000 Sendungen kostet der Versand je nach Gewicht zwischen 0,30€ bis 0,35€. Diesbezüglich spielt das Gewicht der Sendungen eine ausschlaggebende Rolle. Wiegt die Sendung bis zu 20 Gramm kostet der Versand lediglich 0,30€. Befindet sich die Sendung in einem Gewichtsbereich von 21-50g, kostet die Sendung 0,35€. Wenn Sie nun Sorge haben, dass Sie keine 5000 Sendungen versenden können, bietet zum Beispiel die Deutsche Post AG eine Zusatzoption der Dialogpost an. Diese nennt sich Dialogpost EASY. Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, Kleinmengen ab 500 bis 4.999 Sendungen zu versenden. Diesbezüglich werden 0,15€ auf die jeweils oben aufgeführten Preise aufgeschlagen. Auch dies ist noch um einiges günstiger, als der normale Briefversandt.

Nachteile:

• Wie auch bei normaler Werbung kann es natürlich stets sein, dass die Empfänger nicht begeistert von Ihrem Anschreiben sind und dieses letztlich auf dem Müll landet. Dies ist nunmal leider so und wird sich auch in der Zukunft niemals ändern. Dennoch zeigt die Praxis, dass der „direkte“ Kontakt per Postweg eindeutig häufiger zur Kenntnis genommen wird, als beispielsweise der Weg per E-Mail. Auch erwecken Sie mit Ihrem Unternehmen durch die persönliche Kundenansprache sowie einem individuellen Design ein professionelleres Erscheinungsbild bei Ihrem Kunden. 

• Darüber hinaus kann die Dialogpost von Ihnen nur von Dienstag bis Freitag eingeliefert werden. Die Zustellung erfolgt erst in der darauffolgenden Woche.

Ist Kaltakquise in Form von Dialogpost ( Werbebriefe versenden ) auf dem B2B Markt erlaubt?

Das Versenden von Werbebriefen innerhalb der Business-to-Business Branche ist grundsätzlich erlaubt. Diesbezüglich wird zwischen zwei Sachverhalten unterschieden. Zum ersten gibt es die Werbung per Brief gegenüber einem Unternehmen und zum zweiten die Werbung mit adressierten Briefen an ein Unternehmen. Diese beinhalten dann persönliche Daten, beispielsweise die des Geschäftsführers.

Zum ersten Sachverhalt, der Werbung per Brief gegenüber einem Unternehmen ist zu sagen, dass Werbematerial stets zugestellt werden darf, wenn der Briefkasteninhaber mit der Zustellung einverstanden ist. Im Bereich der Kaltakquise können Sie darüber hinaus auch Kunden anvisieren, die potentielles Interesse an Ihrer Werbung haben und für Ihr Geschäftsmodell in Frage kommen.

Hat ein Unternehmen und somit der Inhaber des Briefkastens ausdrücklich dargelegt und zu erkennen gegeben, dass Werbung in keinem Falle gewünscht ist, dürfen sie nicht mehr werben und folglich auch Ihre Zusendung des Werbebriefes nicht mehr durchführen. Ratsam wäre es daher, genau zu dokumentieren, welches Unternehmen ausdrücklich preisgegeben hat, keine Werbung erhalten zu wollen. So können Sie das Risiko um ein Vielfaches minimieren, Werbung an Unternehmen zu versenden, die dies nicht wünschen. 

Auch darf ein Werbebrief in einem neutralen Umschlag versendet werden. Dennoch untersagt der Gesetzgeber, dass Werbebriefe mit einem neutralen Umschlag in Briefkästen geworfen werden, auf denen zum Beispiel steht  „Keine Werbung“. Viele Versender nutzen nämlich eben diese neutralen Umschläge, um nicht erkennbar zu machen, dass es sich bei der Zusendung um Werbung handelt. 

Auch ist es nicht erlaubt, dem Werbeschreiben ein irreführendes Design zukommen zu lassen, welches den Anschein erweckt, dass es sich bei dem Brief nicht um Werbung, sondern um andere Dokumente handelt.

Der zweite Sachverhalt ist für viele Unternehmer aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung ( DSGVO ) deutlich unklarer, als der oben dargelegte Sachverhalt. Wird bei Briefwerbung der Name eines Geschäftsführers oder anderen Ansprechpartners genannt, fragen sich viele Menschen, ob dies aufgrund der DSGVO noch zulässig ist oder nicht, denn die DSGVO verfolgt das Ziel, die personenbezogenen Daten zu schützen. Auch hat die DSGVO das sogenannte Listenprivileg ausgesetzt. Dieses besagte, dass Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen wie zum Beispiel der Homepage eines Unternehmens für adressierte Briefwerbung genutzt werden darf. 

Dennoch ist es auch mit der Datenschutz-Grundverordnung weiterhin erlaubt, Briefwerbung mit persönlichen Daten aus öffentlichen Quellen zu versenden. 

Achtung: Diesbezüglich muss es ein berechtigtes Interesse für die Durchführung dieser direkten Werbung geben. Außerdem müssen die Daten öffentlich frei zugänglich sein. Zu guter letzt darf die Briefwerbung lediglich an die Geschäftsadresse und nicht an die Privatadresse versandt werden.

Leider sind dies noch nicht die einzigen Haken. Laut der DSGVO sind Unternehmen, welche die Briefwerbung versenden, zur sogenannten Informationspflicht verpflichtet. Folglich müssen Sie ihrem Werbebrief die gesamte Datenschutz-Grundverordnung beilegen. In dieser müssen Sie darüber hinaus Ihr berechtigtes Interesse bekunden, um nicht in Gefahr eines Verstoßes gegen die DSGVO zu gelangen.

Daher raten wir Ihnen, die in dem ersten Sachverhalt dargelegte Variante des Versandes zu nutzen, um erst gar nicht Gefahr zu laufen, mit einem Bußgeld belangt zu werden. Dies erspart Ihnen nicht nur Zeit und Geld, sondern ebenfalls auch eine Menge Ihrer kostbaren Nerven.

Wie baut man einen Werbebrief auf?

Nun haben wir alle nötigen Rahmenbedingungen erörtert und können uns der Frage widmen, wie man denn überhaupt einen Werbebrief aufsetzt und worauf man dabei besonders achten sollte, denn ein Werbebrief sollte ein Stück weit kreativ und individuell gestaltet werden und letztlich auch funktionieren.

Bei dem Verfassen eines Werbebriefes ist es stets ausschlaggebend, sich das Ziel eben dieser Werbung vor Augen zu führen. Stellen Sie sich selber die Frage, was Sie mit Ihrem Werbebrief erreichen möchten.

Wichtig ist, dass Sie sich ein Ziel erarbeiten, welches messbar ist, denn ansonsten wird es Ihnen letztlich enorm schwer fallen, im Nachhinein den Erfolg Ihrer Werbebrief Kampagne in Gänze auswerten zu können.

Wenn Sie nun wissen, was Sie mit dem Werbebrief erreichen wollen, ist es im selben Zuge genauso wichtig in Erfahrung zu bringen, wen Sie mit Ihrem Anschreiben erreichen möchten. Diesbezüglich ist es von Vorteil, wenn Sie die anvisierte Branche / Kundschaft in einem guten Maße kennen, sodass Sie besser auf die Bedürfnisse und Visionen eben dieser eingehen können.

Wenn es nun an das eigentliche Verfassen des Werbebriefes geht, ist es wichtig, dass Sie den Brief stets so schreiben, dass er zum einen zu Ihrem Unternehmen mit Ihrer eigenen Unternehmensphilosophie und zum anderen zu dem Empfänger und dessen Unternehmen passt. Dies ist in der Praxis oftmals gar nicht so einfach, denn bedenken Sie, dass Sie die Dialogpost nur nutzen können, wenn der Inhalt identisch ist. Sollte dies unter keinen Umständen möglich sein, müssen Sie nach Auflagen des Gesetzgeber auf den normalen Postweg zurückgreifen.

Auch ist es wichtig, dass der Text zu Ihrem Produkt oder zu Ihrer Dienstleistung passt. Sie werden schnell merken, dass die Gestaltung eines Werbebriefes in der Theorie einfacher klingt, als sie letztlich in der Praxis wirklich ist. Nicht umsonst gibt es Branchen, die sich allein auf das Verfassen eben solcher Texte und Dokumente spezialisiert haben und sich ebendiese Dienstleistung auch gut bezahlen lassen.

Stellen Sie sich beim Verfassen des Werbebriefes immer selbst die Fragen:

• Wie wollen Sie und Ihr Unternehmen von außenstehenden Dritten gesehen werden?
• Wie definieren Sie Ihr Unternehmen und Ihren Tätigkeitsbereich?
• Welches Produkt oder welche Dienstleistungen wollen Sie bewerben und vermarkten?
• Wie wirkt das Produkt oder die Dienstleistung auf Sie selber?
• Welche Eigenschaften hat das Produkt oder die Dienstleistung?
• In welche Produktlinien lässt sich das durch Sie beworbene Produkt einordnen?

Je nachdem müssen Sie auch die Wahl Ihres Wortschatzes tätigen. Wenn ein Produkt dem gehobenen Premium Segment zugehörig ist, sollten Sie auch die dementsprechende Sprache verwenden. Dies vermittelt dem potentiellen Kunden ein Gefühl von Wertigkeit. Demnach ist eben dieser auch bereit, mehr Geld für das Produkt auszugeben. 

Möchten Sie jedoch zum Beispiel ein Skateboard für junge Erwachsene vertreiben, sollten Sie keineswegs hochgestochene Fachsprache nutzen. Diesbezüglich eignen sich dann schnellere und dynamische Texte mit moderner Sprache.

Sie merken, dass die Produkteigenschaften einen geraumen Anteil an der sprachlichen Ausrichtung des Textes ausmachen. Der Text muss die entstehenden Emotionen, welche ein Produkt mit sich bringt, wiedergeben. Wenn Sie also ein Rennmotorrad verkaufen möchten, sollte der Text schnell und abenteuerlich verfasst werden. Er muss Lust auf das Fahren machen und die Emotionen der potentiellen Kundschaft ansprechen.

Wenn Sie jedoch einen Treppenlift bewerben möchten, müssen Sie folglich einen viel langsameren Text mit längeren Sätzen und anderen langsamen Wörtern verfassen, um die vermittelten Eigenschaften ansprechend darzulegen und die Emotionen anzuregen.

Ihr Werbebrief beim Kunden

Wenn Sie einen funktionierenden Werbebrief aufgesetzt und diesen an den Kunden gebracht haben, haben Sie eine enorm erhöhte Chance, dass der Kunde Ihrer Werbung Aufmerksamkeit schenkt. Dies liegt schlicht und einfach daran, dass der Kunde die Werbung definitiv in der Hand hält und diese nicht so einfach übergehen kann, wie beispielsweise im Mail Post-Eingang.

Auch bietet sich die Möglichkeit, zum Beispiel noch einen Flyer hinzuzulegen, welcher dem Kunden noch weitere Informationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen sowie Ihrem Produkt- und Dienstleistungsangebot darlegt.

Passend zur Überschrift können wir mitteilen, dass der Werbebrief nicht ausgestorben und  definitiv als Chance für Unternehmen anzusehen ist. Durch das Angebot der Dialogpost haben Sie die kostengünstige Möglichkeit, eine enorm große Anzahl an Kunden zu erreichen. Dabei können Sie sich noch sicher sein, dass Ihre Bemühungen von dem größten Teil der Empfänger wahrgenommen und angesehen werden. 

Wenn Sie Unterstützung bei der Gestaltung eines professionellen Werbebriefes benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Sie haben den Vorteil, alle nötigen Schritte durch lediglich einen Dienstleister durchführen zu lassen, denn wir begleiten Sie bei Ihrem gesamten Vorhaben. Wir planen, gestalten und versenden Ihre Werbebriefe. 

Melden Sie sich unter der Telefonnummer 0231/33480471 oder unter [email protected] bei uns und vereinbaren Sie einen Termin für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch. Wir freuen uns auf Sie und Ihr Business.